Este artigo foi traduzido do artigo Getting Things Done, publicado no Manual do Zim. Se você não conhece o Zim, trata-se de um excelente wiki pessoal para desktop. Recomendo conhecer!

GTD no Zim

A metodologia GTD basicamente trata de manter listas de tudo tipo de afazer com que você precisa se preocupar. A ideia é que quando tudo o que precisa ser feito é registrado em uma lista, você fica em paz porque não tem que manter essas coisas na mente o tempo inteiro. Entretanto, é essencial que você possa acessar as listas e manuseá-las para saber sempre o que tem pra fazer em seguida, a qualquer momento, estando disponíveis o tempo e as ferramentas necessárias.

Se não estiver familiarizado com o livro sobre GTD, você pode procurar por aí pela internet a respeito: há inúmeros sites tratando do tema. Para resumir, veja o diagrama de fluxo de como seria tratada uma tarefa em GTD:

A metodologia GTD deixa espaço para o usuário escolher como implementá-la e que ferramenta utilizar. Você pode fazer isso usando algum software gerenciador de tarefas, mas também pode simplesmente usar papel e caneta. Há muitos softwares projetados especificamente para GTD, mas zim não é um deles. Entretanto, a vantagem de utilizar um editor mais genérico como o zim é que fica mais fácil adaptá-lo ao modo como você quer que esse gerenciamento seja feito. O ponto negativo é que você precisará de um pouco mais de disciplina, comparado com o uso de uma ferramenta específica para GTD. Porém, aqui apresento como eu faço.

Como eu implemento GTD no Zim

Organização do Caderno

Primeiro crie um novo caderno para ser utilizado especificamente como um gerenciador de tarefas. Crie páginas para várias categorias. Eu uso “Projetos”, “Gaveta” e “Arquivo”, respectivamente para os projetos em execução, engavetados e descartados. Há duas páginas especiais, uma chamada “ENTRADA”, que é o local genérico para qualquer novidade que chegue no gerenciamento de tarefas, e outra chamada “Tarefas” (que é uma subpágina de “Projetos”), com uma lista genérica de tarefas que não estão ligadas a nenhum projeto em particular.

ENTRADA
+ Projetos
  |-- Tarefas
  |-- Projeto em atividade 1
  `-- Projeto em atividade 2
+ Gaveta
  |-- Ideia 1
  `-- Ideia 2
+ Arquivo
  |-- Projeto antigo 1
  `-- Projeto antigo 2

Eu tenho muitas páginas no nível de topo do caderno, com várias listas. Elas não contém tarefas, exemplos são uma lista com livros emprestados ou uma lista com ideias para presente de aniversário. Se você tem muitas dessas listas, considere colocar uma seção em separado “Listas”. É importante que essas listas não contenham tarefas.

Adicionalmente, acho útil manter uma seção com anotações também. São poucas informações que eu encontro que podem ser úteis para múltiplos projetos. Você também pode escolher usar um caderno inteiro à parte para fazer isso e manter separadas do gerenciamento de tarefas as suas anotações.

Definindo Tarefas

Como eu mencionei antes, tarefas singulares e pequenas vão para a lista “Projetos:Tarefas”. Mas tarefas que são mais complexas ou tenham múltiplas subtarefas se tornam projetos e esses recebem suas próprias páginas como subpágina da seção “Projetos”. Essas páginas de projeto podem ter páginas-filhas, por exemplo, com informações relacionadas.

Uma das vantagens da edição livre é que você não precisa saber o que está acontecendo com a tarefa desde o início. Alguns projetos eu comecei como um projeto com objetivo bem definido, outros eu comecei como tarefas avulsas, até que eles ocupassem muito espaço e fossem movidos para suas próprias páginas.

Para definir tarefas individuais, eu uso caixas de seleção. Isso força a descrição principal a caber em uma linha, o que é bom para garantir que cada tarefa se refira claramente a uma ação física. De fato, junto da caixa de seleção pode vir um parágrafo inteiro ou muitas subpáginas com os detalhes todos. Se a descrição soar mais como um tópico do que com uma ação, provavelmente ela precisa ser dividida em itens menores, que sejam ações de fato. Você só deve definir tarefas dentro da seção “Projetos”, mas pode colocá-los em qualquer lugar da página. Por exemplo, se você usa uma página filha da página do projeto para preparar a ata da reunião e você pegou algum item, simplesmente coloque uma caixa de seleção do lado – não é necessário navegar até a lista principal de tarefas.

Agora para pegar uma visão geral de todas as tarefas, ative o plugin “Lista de Tarefas” e marque a opção “Considerar todas as caixas de seleção como tarefas”. Isso mostrará uma lista plana das tarefas definidas por todo o caderno e ordenadas por prioridade. Adicionalmente, tarefas podem ter etiquetas para que possam ser filtradas. Etiquetas parecem com “@trabalho” ou “@casa” e aparecem na mesma linha que a caixa de seleção, na descrição da tarefa. Você pode usar a etiqueta “@espera” para tarefas que você precisa marcar mas estão agora esperando algo ou a ação de alguém.

Tarefas-itens também podem ter um prazo de vencimento, que será mostrado na lista de tarefas. Mas eu não uso isso – esses prazos sempre vão mudando de qualquer forma. Prioridade pode ser associada com “!”, mas não use isso demais, lembre-se que quando tudo é prioridade, na verdade nada é prioridade. Prioridade é para colocar uma tarefa como mais importante que as outras para depois podermos adotar o ritmo habitual.

Pra finalizar, eu gosto de adicionar uma estimativa de prazo à descrição da tarefa. Isso força você a pensar se a tarefa é realmente uma tarefa física associada a um conjunto de esforço ou não. Também pode funcionar para motivá-lo a resolver uma tarefa quando falta apenas meia hora para você ir pra casa.

Gaveta e Arquivo

Projetos que estão sendo encubados são definidos como subpáginas na seção “Gaveta”. São projetos para os quais eu ainda estou coletando ideias, mas que não requerem nenhuma ação ainda. Não contém qualquer tarefa – lembre-se que só seções de “Projetos” deveriam conter tarefas. Assim que eles passem a envolver tarefas, eles são simplesmente movidos da “Gaveta” para a seção “Projetos”.

Projetos que estão finalizados, abandonados ou travados devem ir para a seção “Arquivo”. Não devem conter mais nenhuma tarefa aberta. Quando restam tarefas em um projeto que pretendo arquivar, eu as marco com um [x] para deixar claro que não serão feitas.

De fato, você é perfeitamente livre para mover os projetos de volta do “Arquivo” para “Projetos” quando um projeto é abandonado, dependendo de surgirem novos interesses.

O ponto principal em separar projetos ativos em “Projetos” dos não-ativos emm outras duas seções é que a qualquer mommento você sabe exatamente em que coisas você está trabalhando, apenas dando uma olhada na pasta “Projetos”. Isso também ajuda com as revisões regulares recomendadas no GTD.

Extensões

Eu também uso o plugin Diário para ter uma página de diário para cada dia com anotações das reuniões, etc. Itens das reuniões podem permanecer aqui, mas esse uso é um pouco estranho quando temos uma seção ENTRADA. Pelo menos eu posso me referir às notas de discussão de uma certa data a partir da página de um projeto, etc.

Resumo

• Cada ação pertence a um projeto ativo. “Tarefas” é uma coleção de pequenas tarefas avulsas

• Projetos ativos vão para a seção “Projetos”

• Projetos ativos devem ter objetivos claramente definidos que possam ser avaliados quando concluídos, e marcados com “finalizado” em certo momento

• Projetos não ativos vão para a “Gaveta” ou o “Arquivo”

• Cada ação deve ter uma caixa de seleção – possíveis consequências de ações podem ter marcadores comuns caso não tenham ação associada

• Etiquetas em ações são usadas para gerar listas

• Algumas listas que não envolvam tarefas podem ter suas próprias páginas, como “Empréstimos”